学区の連絡システム改善について

 学区4月定例会議で以前から気になっていた運動会等の屋外行事の変更連絡に加え、コロナ感染拡大防止による学区行事の中止・延期連絡があいつぎ、連絡漏れの発生や連絡手間が急増したため連絡法の改善を課題として取り上げました。

 従来は伝統の電話連絡網を使いリレー式に伝達していましたが、不在などで連絡網がつながらず再連絡など手間と時間がかかり特に緊急の場合は問題となり、昔からの固定電話に代わる連絡法を検討することになりました。

 それでは改善の様子をご案内・・・



ラインの画面

 以前から学区子供会が、連絡手段としてLINEによる素早い連絡をしていて羨ましかったのですが、スマホを持つ子供会の若いお母さん方と異なり、70歳前後の高齢者が多い公民会長さんや団体長さんには無理があり(失礼)、この年代の方にも扱いやすい連絡法を見つけ普及させるのが大きな課題でした。<(`^´)>

 そこでまず連絡環境の調査を行い、4月24日の学区定例会議(資料配布のみで実施)に来館して頂いた際に、全公民会長・団体長さんから現在使用している電話について聞き取りを行いました。



初期画面

 調査結果は29名中27名がスマホかガラケーを持っていることが分かり連絡環境としては十分と考え、学区IT担当者の藤井コミセン館長がどちらも利用できる一斉メールを調査し、高齢初心者でも利用し易い”マメール 桜学区連絡網”を連絡システムの候補として選びました。!(^^)!

 現在スマホ・携帯電話をお持ちでない方が2名お見えですが、この人数への連絡は電話により補完が可能ですので、その後の購入を待つこととします。



メール申込

 IT化が進んだ時代が幸いしてインターネット上に一斉メールによる連絡法が沢山紹介されていましたので、この中から我々の利用規模・条件に適合し費用のあまりかからない(現在の規模で6000円/年)システムを選んで頂いたようです。(^^)v



スマホ受信画面

 システムの試行無料サービス期間(1か月)を利用して試行を行いました。この時期学区行事は全て中止したままでしたので、唯一行う予定のマスク製作プロジェクトの説明会を対象に試行しました。上手く機能した様ですので5月以降はこの方法に切り替えていきたいと考えます。

 このシステムは受信者が行うのは電話を取るだけで特別な操作はなく、何より肝心な部分が文書で連絡されますので、聞き違いや勘違い・忘れがなく出欠席も自動的に管理者の手元へ返信されてきますので、参加者の把握ができ行事計画を安心して行うことが出来ます。

 またこのシステムは平時の学区の防災講習・訓練の変更連絡の他、災害時には災害対策委員の早期招集や避難所開設情報の伝達、被災情報の収集・安否確認など、大きな力となると考えられる為、運用法を整備して対応できるように進めて行きます。

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